Hromadná rozesílka je funkce, která se hodí v situacích, kdy potřebujete nechat podepsat stejný typ dokumentu většímu počtu lidí.
Typicky se využívá například pro:
BOZP dokumenty
interní směrnice
nebo jiné dokumenty, které se liší jen v několika údajích pro každého zaměstnance (např. tzv. „růžové prohlášení“).
Díky této funkci nemusíte vytvářet každý podpisový požadavek zvlášť. Celý proces je tak rychlejší, přehlednější a výrazně šetří čas.
Kde najít hromadnou rozesílku
Dokumenty, které chcete odeslat pomocí hromadné rozesílky, si nejprve připravte a uložte do formátu PDF.
Pokud pracujete se dvěma nebo více dokumenty, uložte je společně do jednoho souboru ve formátu .zip.
V levém menu si otevřete Elektronické podpisy
Vpravo nahoře klikněte na tlačítko "+ Nahrát dokument k podpisu"
Otevře se vám obrazovka, kde byste standardně nahráli dokument. V této části ho nahrávat ale nebudete.
Místo toho kliknětě na tlačítko Hromadná rozesílka (na obrázku označeno červeným rámečkem a šipkou).
Nahrání dokumentů
Zobrazí se vám rozhraní pro nahrání dokumentů pro hromadnou rozesílku.
Aplikace rozlišuje, zda nahráváte jeden nebo více dokumentů. Tuto volbu nastavíte tlačítkem. Výchozí stav tlačítka je "jeden soubor".
Hromadný podpis jednoho dokumentu
Na úvodní obrazovce nahrajte PDF dokument a klikněte na tlačítko "Další krok".
V části Podepisující strany zvolte možnost Podepisující je variabilní. Pokračujte kliknutím na tlačítko "Další krok".
Pozn. Pokud je potřeba, aby každá dokument podepsala ještě další konkrétní osoba (např. jednatel), je potřeba "+ přidat podepisujícího".
Dostupné možnosti jsou:
podepisující "jsem já" - vyberte, jak budete dokument podepisovat
podepisující "je někdo další" - vyberte osobu z kontaktů, která bude dokument podepisovat, případně kontakt vytvořte a nastavte způsob podepsání
V další části kroku vyplňte u každého podepisujícího:
Jméno
e-mail
Volitelně můžete nastavit také:
dvoufaktorové ověření podepisujícího (v tomto případně je nutné vyplnit i telefonní číslo)
heslo pro otevření podepsaného PDF dokumentu
Seznam podepisujících je možné si připravit i předem v tabulce a nahrát jej ve formátu CSV.
Postup přípravy souboru najdete jako odkaz v textu této obrazovky.
CSV soubor pak nahrajete přes modré tlačítko Nahrát CSV soubor.
Připravená tabulka nemusí mít vyplněná všechna pole. Chybějící údaje lze po importu jednoduše doplnit přímo v aplikaci.Poté pokračujte tlačítkem "Další krok".
V části Umístění podpisu si můžete finálně zkontrolovat PDF, které bude podepisováno a pomocí přetažení umístit pole pro podpis.
Každý podepisující bude mít podpis umístěn ve svém vlastním unikátním dokumentu.
Opět potvrdíte tlačítkem "Další krok".
V posledním kroku můžete:
nastavit další e-mailové adresy, na které mají být podepsané dokumenty odeslány (např. pokud osoba, která zadává hromadnou rozesílku je jiná, než osoba, která finálně zpracovává podepsané dokumenty.
přidat text v rámci Zprávy pro příjemce
přidat dodatečné přílohy e-mailu
Hromadnou rozesílku pak rozešlete tlačítkem Odeslat k podpisu.
Hromadný podpis více dokumentů
Dokumenty, které chcete odeslat pomocí hromadné rozesílky, si nejprve připravte a uložte do formátu PDF a poté je společně uložte do jednoho souboru ve formátu .zip.
Na úvodní obrazovce nahrajte připravený .zip formát a klikněte na tlačítko "Další krok".
V části Podepisující strany zvolte možnost Podepisující je variabilní. Pokračujte kliknutím na tlačítko "Další krok".
Pozn. Pokud je potřeba, aby každá dokument podepsala ještě další konkrétní osoba (např. jednatel), je potřeba "+ přidat podepisujícího".
Dostupné možnosti jsou:
podepisující "jsem já" - vyberte, jak budete dokument podepisovat
podepisující "je někdo další" - vyberte osobu z kontaktů, která bude dokument podepisovat, případně kontakt vytvořte a nastavte způsob podepsání
V další části kroku vyplňte u každého podepisujícího:
Jméno
e-mail
soubor, který podepisuje
Volitelně můžete nastavit také:
dvoufaktorové ověření podepisujícího (v tomto případně je nutné vyplnit i telefonní číslo)
heslo pro otevření podepsaného PDF dokumentu
Seznam podepisujících je možné si připravit i předem v tabulce a nahrát jej ve formátu CSV.
Postup přípravy souboru najdete jako odkaz v textu této obrazovky.
CSV soubor pak nahrajete přes modré tlačítko Nahrát CSV soubor.
Připravená tabulka nemusí mít vyplněná všechna pole. Chybějící údaje lze po importu jednoduše doplnit přímo v aplikaci.Poté pokračujte tlačítkem "Další krok".
V části Umístění podpisu si můžete finálně zkontrolovat náhodně vybrané PDF, které bude podepisováno a pomocí přetažení umístit pole pro podpis.
Každý podepisující bude mít podpis umístěn ve svém vlastním unikátním dokumentu.
Opět potvrdíte tlačítkem "Další krok".
Pozor: Veškeré PDF dokumenty musí mít podpisovou část ve stejném místě.
V posledním kroku můžete:
nastavit další e-mailové adresy, na které mají být podepsané dokumenty odeslány (např. pokud osoba, která zadává hromadnou rozesílku je jiná, než osoba, která finálně zpracovává podepsané dokumenty.
přidat text v rámci Zprávy pro příjemce
přidat dodatečné přílohy e-mailu
Hromadnou rozesílku pak rozešlete tlačítkem Odeslat k podpisu.